Kundenstammdaten

Die Stammdaten Kunde sind sowohl über das Pulldownmenu Stammdaten als auch an vielen Stellen über das Pulldownmenu Kunden anwählbar. Je nach Autorisierung sind nur bestimmte Felder sichtbar beziehungsweise änderbar. Ist man nicht autorisiert, kann man einen veränderten Datensatz nicht verändert abspeichern.

Die OMS Kundenstammdaten enthalten alle Daten rund um den Kunden. Zahlungs- und Versandbedingung werden voreingestellt, dementsprechend werden die gewünschten Spielregeln im Unternehmen gesteuert und eingehalten. (Screenshot Kundenstamm, Ansprechpartner, Versand- und Lieferadressen. Zum einzelnen Ansprechpartner können beliebig viele Notizen mit einem Zeitstempel hinterlegt werden. Die Daten des jeweiligen Ansprechpartners werden zum Belegversand genutzt und stehen für den Druck belegorientiert zur Verfügung. Voreinstellungen sparen Tastatureingaben ein, durch Variable werden an den richtigen Stellen andere Fälle oder Sonderfälle abgedeckt. Zusätzlich stehen 8 Felder zur freien Definition zur Verfügung.

Für jeden Kunden kann ein Kreditlimit hinterlegt werden. Eine mehrstufige OP-Sperre sorgt für eine kundenfreundliche Abwicklung die zur Rechten Zeit warnt. Das dreistufige Mahnwesen ermöglicht Mahnungen über die gewählten Kommunikationswege Post, Fax, E-Mail auch für große Gruppe säumiger Zahler.


Anschrift

  • Kundennummer: Die Kundennummer kann numerisch, alphanumerisch, automatisch oder manuell vergeben werden. Es sind mehrere Nummernkreise möglich, die nach „Datevkonvention“ angelegt werden sollten.
  • Anrede: Legen Sie unter Installation, Tabellen, Anrede, die gewünschten Anreden und Titel an. Sie stehen dann immer voreingestellt zur Verfügung.
  • Vorname: Wird vor das Feld Name gesetzt.
  • Name: „Match“ Feld, enthält den Begriff, mit dem dieser Datensatz zweifelsfrei zu finden ist. Bei Übereinstimmungen erhält man ein multiples Angebot und kann über weitere Kriterien suchen.
  • Name 2: Wird unter das Feld Name im Formular gesetzt. Kein Matchcode möglich!
  • PLZ: Leeres Feld= Länderkennzeichen, dahinter Postleitzahl
  • Ort: Ortsname, kann manuell oder automatisch gefüllt werden da eine PLZ-Datei im Lieferumfang enthalten ist (ca. 5000 Orte mit PLZ)
  • E-Mail: Zentrale E-Mail des Kunden
  • Internet: Webadresse des Kunden. Hier gelangt man gleich auf dessen Homepage.


Kundendaten

  • Telefon 1 zentral, Telefon 2 zentral, Fax zentral
  • Partner: Partner stehen in der Untertabelle Ansprechpartner. Es sind beliebig viele Ansprechpartner mit personalisierten Nummern möglich. Vorhanden für die Personenbeschreibung sind Anrede, Name, Abteilung (Freitext und Klickbox), Funktion, Vorname, Titel, Vertretung, Telefon 1, Telefon 2, Telefax, Mobilfunk, E-Mail, vorzugsweise per (bevorzugte Kommunikationsweise, Klickbox) Zeitstempel für letztes Gespräch. Eine Textbox für beliebig lange Texte. Diese Textbox und die weiteren Daten rund um den Ansprechpartner werden zur Zeit als CRM Suite weiter ausgebaut.
  • Webgate mit 8 frei definierbaren Felder die für das Internet Verwendung finden sollen. Der OMS-Shop fragt einen Teil dieser Felder ab. Ist ein Feld ausgefüllt erscheint der Button blau hinterlegt.
  • UST-ID-NR: Umsatzsteuer ID ist im Europäischen Handel erforderlich. Wird der Kunde auf Export gestellt, muß die UST-ID-NR eingeben werden. Sonst kann man den Datensatz nicht speichern.
  • Hinweis: Dieser kleine Hinweis geht immer auf, wenn man einen Beleg zum Kunden erstellen will. Er dient als interner Hinweis, der zum Beispiel als Warnung zu verstehen ist.
  • Bemerkung: Bemerkung zum Kunden, intern.
  • Bearbeiter: Der verantwortliche Bearbeiter der für diesen Kunden benannt ist. Muss, falls er den Beleg nicht selbst am eigenen Arbeitsplatz erstellt in der Belegauswahl nochmals explizit für den Beleg gewählt werden. Erst dann kommt er in den Provisionsgenuss!


Preise/ Zahlungsbedingungen

  • Preis: 1-6 Klickbox, korrespondiert mit den Preisen 1-6 im Artikelstamm und ergibt die Ausgabe Listenpreis im Beleg.
  • Export: Mit dieser Klickbox wird für den Kunden der jeweilige Status „nein, +Info, EU, EU+Info, definiert. Die Art der Faktur wird mit diesem Schalter geändert und je nach Einstellung wird keine Mehrwertssteuer im Beleg gerechnet und taucht somit auch nicht in der Fibu und den OP´s auf.
  • Rabatt/ Kondition: Rabatt= Abschlag xx% / Kondition= Aufschlag xx%
  • Zahlart: Definition der Zahlart (frei, Rechnung, V-Scheck, gesichert erlaubt nur gesicherte Zahlungsbedingungen bar, Vorkasse) für den Kunden.
  • ZB= Zahlungsbedingungen: Hier werden für den Kunden Zahlungsbedingungen autorisiert. Dieses Feld kann zusätzlich mit Passwort belegt werden, damit nicht jeder beliebig die Zahlungsbedingungen ändern kann. Für Personen ohne Passwort stehen dann nur noch die gesetzten Zahlungsbedingungen zur Verfügung.
  • Währung: Setzen Sie in diesen beiden Fenstern die Währungen, die bei dem Kunden auf dem Beleg erscheinen sollen.
  • Sperre: Hier können Sie den Kunden für Belege und ganz sperren. Das ist zum Beispiel bei drohender Insolvenz oder Umzug ratsam.
  • WS OP: Soll bei der Faktura von Werkstattrechnungen der OP geprüft werden oder nicht.
  • Liefers.: Hier können Sie 1. Lieferanschrift Pflicht setzen oder eine von Lieferanschriften.
  • SVS: Kunden, die als Selbstversicherte bestätigt sind müssen keine Frachtversicherung mehr über Sie abschließen. Dieses Feld kommt nur in Verbindung mit der Frachtkostenberechnung zum Tragen.
  • Factoring: Ist ein Kennzeichen für die Fibu-Schnittstelle FMN


Kreditlimit

Die nächsten 4 Felder unterliegen einer weiteren Passwortsperre. So können Sie sicher sein, dass die Spielregeln nach Ihren Wünschen eingehalten werden.

  • Limit (extern): Der Spielraum den Sie oder Ihr Kreditversicherer vergeben können oder wollen. Überschreitungen werden mit einem Passwort freigegeben.
  • Limit (intern): Der Spielraum den Sie vergeben können oder wollen. Überschreitungen werden mit einem Passwort freigegeben.
  • Versicherung: Hier hinterlegen Sie für sich intern den Versicherungsstatus.
  • Mahnung/ Lastschrift: Hier definieren Sie das Mahnverfahren und das Lastschriftverfahren für den Kunden. Muß gesetzt werden, wenn Sie das Lastschriftverfahren nutzen wollen!


Offene Posten

  • R/G offen Rechnung/ Gutschrift offen davon fällig
  • V/A offen Voraustauschrechnung offen, davon fällig
  • Anzahlungen, Überzahlungen


Sonstiges

  • Letzte Warenbewegung des Kunden
  • Eingabe: Kunde wurde am xx.xx.xx angelegt
  • Änderung am Datensatz am: xx.xx.xx
  • Archiviert: Mit diesem Kundne werden keine Geschäfte getätigt, er tritt in allen Listen in den Hintergrund.
  • ExBearbeiter: Hatte mal die Aufgabe diesen Kunden zu betreuen, Kunde wurde auf den nächsten geschrieben, da weder Angebot noch Rechnungen erstellt wurden.
  • Bearbeiter: Ihm steht recht bald Kundenverlust bevor, da zu wenig Angebote oder Rechnungen geschrieben wurden. Definition erfolgt unter Voreinstellungen im Programmteil Installation.
  • Vertreter: Handelsvertreter oder Außendienst, der Provision vom Rohertrag, Umsatz Netto oder Umsatz brutto erhalten soll. Definition erfolgt unter Voreinstellungen, Verkauf, Vertreter.
  • Versand: Hier kann die für diesen Kunden gewünschte Versandart eingestellt werden.


2. Seite

Alle Felder dienen der Information rund um den Kunden. Damit das funktioniert, sollten entsprechende interne Vereinbarungen festgelegt wird. Bei LS muß für Lastschriftkunden die Bank eingetragen werden!


Notizen

  • Diese Notizen werden als globale Notizen eingesetzt und sind per Passwort zu schützen. Man trägt zum Beispiel "nur noch bar" ein. Oder der Chef gibt Weisungen, wie mit dem Kunden nunmehr endlich zu verfahren sei.


Anschrift

  • Versand erlaubt auf dem Lieferschein eine abweichende Adresse von der Rechnungsadresse. Lieferscheine können später zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Es wird trotzdem dokumentiert was mit welchem Beleg zum Versand kam. Siehe auch Belege zusammenfassen und Belege "Stati".
  • Rechnung erlaubt zusätzlich zur zentralen Beschaffungsadresse beliebig viele Rechnungsadressen.


Umsätze

  • Umsätze zeigen Ihnen grafisch aufbereitet, wo Sie Geld verdienen. Sie können ein Ziel mit jedem Kunden definieren und prüfen was Sie erreicht haben.


W.Vorlage

  • Sie können fortlaufende belegabhängige oder unabhängige Wiedervorlagen erstellen. Immer wenn Sie das System aufrufen, oder Wiedervorlagen abarbeiten wollen, können Sie Ihre eigenen oder Wiedervorlagen von Kollegen aufrufen und bearbeiten.


Dokumente

  • Hier werden die zu diesem Kunden hinterlegten Dokumente hinterlegt gestaffelt nach Stammdaten, Belege und Sonstige. Die Dokumentenarchivierung muss im Progrmmteil Installation unter Voreinstellungen aktiviert werden.


Zusatz

  • Zu jedem Kunden können Sie 8 beliebige Felder definieren, deren Verwendung Ihnen überlassen bleibt.


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